Dans l’organisme Avenir Pro Formations, les stagiaires travaillent au sein d’une entreprise d’entraînements pédagogiques virtuelle « Au Plaisir Des Yeux » spécialisée dans l’optique depuis 2010. Celle-ci étant composée de différents services (secrétariat, communication, gestion des ressources humaines, comptabilité, commerce …) les stagiaires sont amenés à accomplir un ensemble de missions variées, en lien avec leur formation afin d’acquérir toutes les compétences nécessaires.
Voici le travail effectué par une des stagiaires, Vanessa, qui nous explique le déroulement de la réalisation d’une mission qui lui a été confiée :
« Je suis en formation de secrétaire assistante, j’ai eu pour mission l’organisation d’un déplacement de 2 jours à MOREZ, dans le Jura, berceau historique de la lunetterie française, pour le directeur commercial Au Plaisir Des Yeux.
J’ai d’abord effectué des recherches sur l’historique de la lunetterie dans cette région, afin que le directeur commercial qui devait visiter divers fabricants de montures, n’ait pas l’air de découvrir leur histoire.
Afin de compléter ce dossier et d’organiser ce déplacement, j’ai dû :
- Etablir et comparer les itinéraires (durée, coût, trajets) en calculant les frais pour une voiture 6 CV. (Tableau comparatif de 3 itinéraires + visuels de trajets)
- Proposer et comparer 3 hôtels 3 étoiles avec petit déjeuner en intégrant des photos
- Réserver 1 restaurant typique où le directeur souhaitait inviter 5 convives, afin de les remercier de leur accueil. (Budget 250 euros pour les 5)
J’ai utilisé WORD pour la création de tableaux comparatifs des trajets et des hôtels, et inséré des photos (plan issu de Via Michelin, carte des menus tarifs et plans google maps des restaurants) photos des hôtels avec détails des prix, des prestations et plans google maps.
Toutes mes recherches ont été effectuées sur internet. (Google Maps, Via Michelin, site office du tourisme MOREZ…) »
L’objectif principal était de planifier et coordonner efficacement les déplacements professionnels d’un ou plusieurs collaborateurs, tout en respectant les contraintes budgétaires, les délais et les préférences individuelles.
Compétences mobilisées
- Analyse des besoins : comprendre la raison du déplacement (réunion, salon, formation…) et les exigences spécifiques (dates, lieux, durée).
- Recherche et réservation : comparer les options de transport (train, avion, voiture) et d’hébergement (hôtel, Airbnb…), en tenant compte du rapport qualité/prix.
- Gestion administrative : préparer les documents nécessaires (ordre de mission, notes de frais, justificatifs), anticiper les autorisations ou validations internes.
- Communication : informer les personnes concernées, transmettre les itinéraires, gérer les imprévus (retards, annulations…).
- Suivi budgétaire : respecter le budget alloué, optimiser les coûts, et assurer le suivi des dépenses.
Finalité pédagogique
- Apprendre à travailler avec rigueur et méthode
- Développer une autonomie dans la gestion de tâches complexes
- Renforcer la réactivité et la capacité d’adaptation
- Comprendre l’importance de la satisfaction du collaborateur et de l’image professionnelle de l’entreprise
