La pédagogie d’Avenir Pro Formations repose sur une mise en situation réelle au sein de l’entreprise d’entraînement pédagogique « Au Plaisir Des Yeux », spécialisée dans l’optique depuis 2010. Grâce à ses différents services (secrétariat, communication, ressources humaines, comptabilité, commerce…), les stagiaires développent leurs compétences à travers des missions concrètes et professionnalisantes.
Lætitia, en formation d’assistante de direction, partage son expérience à travers l’organisation d’un showroom d’envergure.
« J’ai eu pour mission l’organisation d’un showroom à Grenoble, les 23 et 24 avril 2026, dans le cadre d’une action visant à développer nos ventes à l’international. Nous attendions environ 400 visiteurs par jour, la plupart arrivant en avion depuis Lyon ou Genève.
Pour mener à bien cette mission, j’ai d’abord mis en place un rétroplanning (Gantt), afin de structurer l’ensemble des étapes de préparation et d’anticiper les différentes actions à réaliser avant la date de l’événement.
Dans ce cadre, j’ai dû :
- Choisir le lieu de réception et confirmer la réservation au Stade des Alpes.
- Identifier les hébergements adaptés pour les visiteurs internationaux et comparer les tarifs, les prestations et la disponibilité des hôtels.
- Analyser les options de transport depuis les aéroports, en indiquant coûts, horaires et options de trajet pour optimiser le confort des visiteurs.
- Choisir et coordonner le traiteur pour le showroom, incluant les services de restauration et d’accueil des participants.
- Créer des supports de présentation bilingues sur Canva, en français et en anglais, pour présenter nos produits et services de manière claire et attractive.
- Gérer les invitations en utilisant Microsoft Forms, afin de suivre les inscriptions et d’organiser les flux de participants.
- Établir un budget prévisionnel sur Excel, incluant la location du lieu, le cocktail d’accueil, le service hôtesses et autres frais logistiques.
- Proposer des activités optionnelles pour prolonger le séjour et faire découvrir la région aux visiteurs.
J’ai utilisé Internet pour mes recherches et les outils Word, Excel, Canva et Microsoft Forms pour créer les documents et supports nécessaires à la mission. L’utilisation de Gantt m’a également permis d’organiser et de prioriser les différentes tâches à réaliser tout au long de la préparation.
Objectif principal
Planifier et organiser un événement professionnel de grande envergure, en assurant le choix du lieu, la coordination des services, le suivi des invitations, le respect du budget et la satisfaction des participants.
Compétences développées
- Analyse et anticipation : comprendre les besoins des visiteurs et de l’entreprise pour planifier chaque détail.
- Organisation et planification : choisir le lieu, gérer hébergement, transports et services du traiteur.
- Communication et création : réaliser des supports bilingues et gérer les invitations avec Microsoft Forms.
- Gestion budgétaire : préparer et suivre un budget détaillé tout en optimisant les coûts.
- Autonomie et créativité : proposer des solutions pour enrichir l’expérience des participants.
Finalité pédagogique
- Apprendre à organiser un événement complexe avec méthode et rigueur.
- Renforcer l’autonomie et la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Développer la réactivité et la créativité pour répondre aux besoins des participants.
- Comprendre l’importance de la satisfaction des visiteurs et de l’image professionnelle de l’entreprise.
