Dans le cadre de sa formation d’Assistante de Direction (AD) au sein d’Avenir Pro Formations, débutée le 11 mai 2026, Sophie a été chargée de piloter l’organisation des soirées des diplômés pour les sites de Challes‑les‑Eaux et de Fontaine. Cette mission s’inscrit pleinement dans les compétences attendues en matière de coordination évènementielle, de gestion administrative et de communication interne.
Contexte et objectifs
Avenir Pro Formations, organisme spécialisé dans la formation d’adultes aux métiers du tertiaire, organise deux sessions d’examens annuelles. À la suite de la session d’avril 2026, les validations des TP (Titres Professionnels) et CCP (Certificats de Compétences Professionnelles) ont été confirmées courant mai.
La direction a confié la mission d’organiser deux évènements visant à :
- Valoriser les diplômés TP et CCP,
- Permettre à chaque lauréat d’être accompagné d’une personne de son choix,
- Associer les tuteurs de stage concernés,
- Réunir l’équipe pédagogique et la direction.
Un premier échange avec Mme DESCHAMPS et Mme RAVASSOT a permis de définir précisément les besoins et les attendus. Un planning de Gantt a ensuite été élaboré afin de structurer les actions selon les échéances propres à chaque site.
Élaboration et diffusion des supports d’invitation
Pour chacun des deux sites, les étapes suivantes ont été réalisées :
- Conception du flyer d’invitation via Canva, incluant objectifs, lieux, dates et modalités d’inscription.
- Création d’un formulaire d’inscription via Google Forms, pour les diplômés et les tuteurs, accessible par QR code.
- Envoi des invitations aux diplômés, avec un délai de réponse fixé à environ J-14.
- En fonction des présences confirmés, envoi des invitations aux tuteurs de stage.
- Transmission des invitations aux formateurs et à la direction, concernés par les deux évènements.
- Sans oublier les relances par téléphone, ainsi que les bugs informatiques empêchant la bonne visualisation des flyers d’invitation et le renvoi de tous les mails sous un autre format.
Célébration des diplômés
Pour chaque soirée, des éléments symboliques ont été préparés :
- Création et commande d’un pin’s personnalisé avec le logo d’Avenir Pro Formations, qui sera accroché aux chapeaux des diplômés – déjà disponibles en interne – pour les diplômés TP, et plutôt sur le t-shirt des lauréats CCP.
- Création d’un diaporama intégrant pour chaque diplômé : son nom, un avatar réalisé à partir de sa photo, le diplôme obtenu. Les diplômés TP étaient présentés en premier, pour la remise des chapeaux, suivis des lauréats CCP.
Organisation logistique des deux évènements
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Site de Challes‑les‑Eaux
La configuration du site ne permettant pas d’accueillir un pot partagé sur place, un travail de recherche approfondi a été mené afin d’identifier une solution adaptée. Il a ainsi fallu réaliser un comparatif structuré des offres locales : contacter les bars et restaurants situés à proximité, analyser leurs prestations d’afterwork, vérifier leurs capacités d’accueil, leurs horaires, leurs jours d’ouverture et la compatibilité de leurs formules avec les contraintes de l’évènement. L’ensemble de ces informations a été synthétisé dans un tableau récapitulatif, présenté ensuite à la direction. À l’issue de cette analyse, le choix s’est porté sur Le Vestiaire, établissement habitué aux réservations professionnelles. La réservation a été effectuée et les convives s’y sont rendus après la remise des diplômes organisée sur le site de formation.
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Site de Fontaine
Grâce à la terrasse du site de Fontaine, adaptée à un accueil convivial, un apéritif dinatoire a pu être organisé sur place. Un comparatif des offres traiteur a été mené, puis l’option d’un buffet composé de produits Picard a été retenue, en cohérence avec le nombre de convives.
Déroulement des cérémonies
Les cérémonies organisées sur les sites de Challes‑les‑Eaux et de Fontaine ont permis de mettre officiellement à l’honneur les diplômés de la session 2026. La remise des diplômes et des chapeaux, accompagnée d’un diaporama personnalisé avec les avatars, a offert un temps de célébration apprécié de tous.
Les échanges qui ont suivi — afterwork à Challes‑les‑Eaux et apéritif dinatoire à Fontaine — ont permis de partager un moment chaleureux réunissant diplômés, accompagnants, tuteurs, formateurs et direction.
Avenir Pro Formations remercie l’ensemble des participants pour leur présence et leur engagement. La direction adresse également ses remerciements à Sophie, stagiaire Assistante de Direction, pour son investissement dans l’organisation de ces évènements.
